Constitution

Statuts et règlements

1. Nom

L'Association des professeur.e.s retraité.e.s de l'Université d'Ottawa, sera dorénavant désignée : « L'Association » ; « Conseil » signifiera « Conseil d’administration » et « AGA » signifiera « Assemblée générale annuelle ».

2. Membres

Toute personne qui, au moment de la retraite, détenait un rang professoral ou un poste de bibliothécaire, conseiller/conseillère, ou de professeur.e de langue et qui bénéficie d’une rente du régime de retraite de l’Université d’Ottawa peut devenir membre de l’Association en payant la cotisation annuelle.

3. But

L'Association représente officiellement tous ses membres auprès de l’administration universitaire et de l’Association des professeur.e.s de l'Université d'Ottawa (APUO). Elle promeut les intérêts, le bien-être et les objectifs de ses membres, en plus d’entretenir des relations mutuellement avantageuses avec l’Université d'Ottawa, l’APUO, ainsi qu'avec l'Association du personnel administratif retraité (APAR). L’Association a le pouvoir de faire tout ce qui sera nécessaire pour atteindre ces buts.

4. Bureau

Le bureau de l’Association sera situé dans la ville d’Ottawa.

5. Année fiscale

L’année fiscale de l’Association se termine le 30 avril.

6. Cotisation

La cotisation annuelle sera établie par le Conseil d'Administration et couvre la période de l’année civile (du 1er janvier au 31 décembre).

Elle devra être payée dans les 60 jours après réception de l’avis.

7. Convocations et réunions des membres

(a) Assemblée générale annuelle : Une assemblée générale des membres de l'Association (AGA) devra avoir lieu chaque année à la date prévue par le Conseil, et jamais plus tard que 13 mois depuis la dernière AGA, à moins de circonstances exceptionnelles. A cette réunion, le Conseil présentera son rapport annuel y compris les états financiers de l’Association, et il y aura des élections pour combler les postes vacants au Conseil.

(b) Réunions spéciales : Le Conseil peut convoquer d’autres réunions si nécessaire. Il devra convoquer une réunion spéciale de l'Association dans les 14 jours après la réception d'une requête écrite et signée par au moins 25 membres. Cette réunion devra avoir lieu dans les 30 jours suivant la réception de cette requête.

(c) Avis de convocation : Pour l’AGA, ainsi que pour toute réunion spéciale, il sera envoyé aux membres, au moins 14 jours avant la dite réunion, un ordre du jour qui comprendra les sujets à discuter, ainsi que la date et le lieu de la réunion.

(d) Vote : Le vote se fait à main levée, à moins qu'une majorité de ceux et celles présent.e.s demande un vote secret concernant un problème particulier. Les résolutions sont adoptées à la majorité des voix exprimées.

(e) Quorum : Le quorum requis pour l’AGA et pour une assemblée spéciale des membres de l’Association est de vingt-cinq membres en règle pour l’année durant laquelle a lieu l’assemblée.

8.Conseil d’administration

(a) Constitution du Conseil : Le Conseil sera composé du président sortant / de la présidente sortante et de dix membres élus par l’AGA pour un mandat renouvelable de trois ans. Le Conseil peut nommer un membre de l’Association pour combler toute vacance qui pourrait survenir au sein du Conseil. à cause d’une démission imprévue ; le mandat de cette personne doit être approuvé lors de l’AGA suivante et son mandat sera d'une durée de trois ans à compter de la date de cette AGA.

L’élection des membres du Conseil pour combler les postes devenus vacants chaque année, aura lieu selon la procédure qui suit :

i) Au moins soixante jours avant l’AGA, le Conseil élira trois personnes, dont au moins un membre du Conseil demeurant en fonction, à fin de rechercher des candidatures pour combler les postes devenant vacants lors de l’AGA. Ce Comité d’élection sera présidé par la personne désignée par le Conseil qui, en plus de rechercher des candidatures, organisera l’élection et sera d’office président.e de l’élection lors de l’AGA.

ii) Toute candidature à un poste au Conseil devra être proposée et appuyée par des membres en règle de l’Association, au moins dix jours avant l’AGA, par la transmission du bulletin de candidature au président / à la présidente du Comité d’élection, qui sera chargé.e d’assurer la régularité des candidatures et des élections ;

iii) Au moins huit jours avant l’AGA, le / la président.e du Comité d’élection déclarera élues les personnes candidates, si leur nombre ne dépasse pas le nombre de postes à combler, et en avertira le / la président.e de l’Association et les personnes élues ;

iv) Si le nombre de personnes candidates à un poste au Conseil dépasse le nombre de postes à combler, le / la président.e du Comité d’élection en avertira les personnes concernées et le / la président.e de l’Association au moins huit jours avant l’assemblée annuelle ; si les candidatures maintenues dépassent le nombre de postes à combler, le / la président.e du Comité d’élection décrétera des élections pour combler les postes requis et en avertira les personnes concernées et le / la président.e de l’Association.

v) Lors de l’AGA, au moment de procéder à l’élection des membres du Conseil, le / la président.e de l’Association invitera le / la président.e du Comité d’élection à présider l’élection ; si les personnes candidates ont déjà été déclarées élues huit jours plus tôt, le/ la président.e du Comité annoncera publiquement leur élection ; si des élections doivent avoir lieu, le / la président.e y procédera en suivant la procédure ci-après décrite :

(1) Le / la président.e du Comité faire élire deux personnes pour agir comme scrutateurs ; ces scrutateurs distribuent les bulletins de votes contenant les noms de toutes les personnes candidates ; les bulletins sont remis à tous les membres en règle de l’Association identifiés par les responsables désignés lors de l’entrée desdits membres ; les membres qui assistent en ligne votent en utilisant l'onglet discuter (chat) adressé au président / à la présidente du Comité d’élection ;

(2) Les scrutateurs recueillent les bulletins de vote et s’assurent que le nombre de bulletins recueillis ne dépasse pas le nombre de bulletins distribués et dépouillent ensuite le vote en présence et sous la responsabilité du président / de la présidente du Comité d’élection qui déclare les personnes élues dès que le résultat est disponible, sans dévoiler le nombre de votes recueillis par chacune des personnes candidates ;

(3) La personne qui recueille le moins de votes est éliminée et, si nécessaire, un second tour de scrutin est fait avec des bulletins d’une couleur différente et sur lesquels le président du Comité d’élection a pris soin de barrer le nom de la personne éliminée avec l’aide des scrutateurs ; le décompte est fait comme lors du premier tour et le président procède à autant de tours de scrutin que nécessaires pour en arriver à l’élection du nombre de postes requis ;

vi) Après avoir déclaré les personnes élues, le / la président.e du Comité d’élection demande une résolution pour détruire les bulletins de vote et si la résolution est adoptée, il/elle les détruit, d’une façon jugée valable, en présence d’au moins un des scrutateurs;

vii) Le / la président.e du Comité d’élection félicite les personnes élues, remercie les personnes qui ont accepté de présenter leur candidature ainsi que les scrutateurs et invite le / la président.e de l’Association à continuer l’assemblée annuelle.

(b) Exécutif du Conseil d’administration : Le Conseil doit élire, parmi ses membres, une personne aux postes suivants : président.e, vice-président.e, secrétaire et trésorier / trésorière. Le / la président.e et le/ la secrétaire seront les officiers mandatés pour signer tous les documents, sauf pour les affaires bancaires où les officiers signataires seront le / la président.e et le trésorier / la trésorière ou une autre personne désignée par le Conseil. Le / la vice-président.e remplace le / la président.e en cas d’absence ou d’incapacité et, en l’occurrence, aide le / la président.e dans l'accomplissement de ses tâches. En cas de décès, de démission ou d’incapacité juridique d’un officier / une officière, le Conseil doit élire, parmi ses membres, un.e remplaçant.e de cet officier / cette officière pour compléter son mandat.

(c) Quorum : Le quorum au Conseil sera de cinq membres.

(d) Fonctions et pouvoirs du Conseil : Le Conseil sera responsable de toutes les activités, projets et politiques de l’Association, de même que de ses finances. Le Conseil pourra établir un comité de nominations, ainsi que tout autre comité qu'il juge nécessaire.

9. Représentation à l’extérieur

Le / la président.e ou la personne déléguée par ce dernier / cette dernière représente l’unité électorale des membres à la retraite au Conseil d’administration de l'APUO. Le Conseil nomme des représentant.e.s au Comité de pension de l’Université et aux organisations qui s’occupent de questions pertinentes pour l’Association, et auprès desquelles il a droit de représentation.

10. Modification des Statuts et règlements

Sur recommandation du Conseil, les statuts de l’Association peuvent être amendés lors de l’AGA ou d'une assemblée spéciale convoquée à cette fin. L’avis de convocation à cette réunion devra être envoyé deux semaines avant la date de l’assemblée. Une majorité des deux-tiers des membres présents, ayant droit de vote à une telle réunion, est exigée pour un changement aux Statuts et règlements.